Si vous vous apprêtez à organiser un événement de ce type, il est important que vous connaissiez les clés de l’organisation d’un congrès et que vous distinguiez les différentes phases, ce qui vous aidera à planifier l’organisation du congrès.

Où organiser votre congrès ?

Choisir le bon endroit comme Vipparis pour organiser un congrès est l’un des aspects les plus compliqués et les plus longs, car vous devrez prendre en compte quelques facteurs.

Le choix de la ville

Le choix de la ville est la première chose que vous devez considérer. Lorsque vous choisissez la ville de destination, n’oubliez pas d’envisager des aspects tels que :

• Les communications, surtout s’il s’agit d’un congrès international, il est important que la ville dispose de bonnes communications par différents moyens de transport (avions, trains, voitures…) pour faciliter l’arrivée des participants.
• Les infrastructures, vérifiez que la ville dispose d’un lieu approprié pour accueillir un événement de cette ampleur : théâtres, auditoriums, champs de foire…
• L’hébergement, il est essentiel que la destination choisie dispose d’une capacité hôtelière suffisante pour accueillir les participants.
• L’offre de tourisme et de loisirs : comme nous l’avons dit plus haut, l’un des principaux attraits de la France en tant que pays d’accueil du tourisme de congrès est la combinaison des affaires et des loisirs. De sorte que lors du choix d’une ville, il est important de tenir compte également de cet aspect.

Le lieu du congrès

Afin de choisir le lieu idéal pour organiser le congrès, vous devrez vérifier qu’il répond aux critères suivants :

• Il existe aujourd’hui un choix immense de lieux pour les événements. Mais l’important est de choisir le type de lieu qui répond le mieux aux besoins du congrès que vous souhaitez organiser.
• La disponibilité, la question à un million de dollars : l’espace qui vous intéresse est-il disponible pendant les jours où vous avez décidé d’organiser votre événement ?
• L’emplacement, selon le type de congrès, vous pouvez être intéressé par un emplacement central, ou un emplacement à l’écart de l’agitation de la ville, dans un environnement naturel, etc. Toutefois, quel que soit le lieu, il doit répondre aux exigences suivantes : il doit disposer d’installations pour le déroulement de l’événement, d’un hébergement, d’un parking et, dans le cas où le site ne dispose pas d’un service gastronomique, il doit y avoir à proximité des restaurants ou des cafés où les participants peuvent se rendre.
• Lors du choix du lieu, il est important de prendre en compte la taille de l’événement et de s’assurer qu’il correspond au nombre de participants.
• Assurez-vous que le lieu choisi est bien desservi par les différents moyens de transport : proximité de l’aéroport ou des gares de train, de métro ou de chemin de fer, ou qu’il dispose d’un parking.
• Il est essentiel de vérifier que le lieu choisi dispose de tous les équipements techniques nécessaires au bon déroulement du congrès : écrans de projection, microphones, connexion Wi-Fi, éclairage, etc.
• Le lieu dispose-t-il de son propre service de restauration ? Si ce n’est pas le cas, vous pouvez sans doute faire appel à un service externe, mais le fait de disposer de ce service facilitera grandement l’organisation, car vous n’aurez pas à coordonner et à superviser les fournisseurs.
• Vérifiez que l’espace est conforme à toutes les règles de sécurité en vigueur.
• Il peut y avoir des personnes à mobilité réduite parmi les participants, l’espace doit donc être conforme à toutes les règles d’accessibilité.

Comment organiser un congrès ?

Comme nous le disons toujours, la planification est fondamentale pour un organisateur d’événements. Dans cette phase, l’important est d’établir la base du congrès. La première chose à faire dans la planification du congrès est de définir le thème du congrès. L’un des principaux objectifs des professionnels qui participent à ces événements est de mettre à jour et de partager leurs connaissances. Il est donc important de tenir compte des derniers développements et de choisir un sujet qui soit attrayant pour les participants.