La relation clientèle constitue un élément important pour développer son activité. De ce fait, il est important de pouvoir répondre à tout instant aux appels entrants.
Une permanence téléphonique est un service qui répond aux appels venant de l’extérieur. En règle générale, c’est le secrétaire qui se charge de la permanence téléphonique. Cependant, il existe quelques organismes qui n’ont pas ce salarié. Dans ce cas, il faut faire appel à un service de télésecrétariat. Ainsi, les appels vont être redirigés vers un professionnel. Le télésecrétaire a comme mission de répondre aux appels. Il note également les rendez-vous et planifie les rencontres avec le chef d’entreprise. En gros, il réalise toutes les tâches liées à la réception d’appels. Il est néanmoins important de bien choisir l’agence qui va se charger du standard téléphonique.
En effet, il est recommandé de confier la mission à un télésecrétaire hautement qualifié. L’expert va rajouter de la valeur à l’image de l’entreprise ou du cabinet lors de chaque discussion.À noter que le centre d’appel n’est pas actif en permanence. Chez les Demoiselles du Téléphone par exemple, les télésecrétaires sont accessibles de 8h à 19h du lundi au vendredi. La prestation d’externalisation est aussi valide le samedi entre 8h et 12h. À l’instar d’un secrétaire classique, l’agent est injoignable lors des jours fériés. Néanmoins, le client pourra laisser son message sur une messagerie en cas de besoin.
Le principal avantage du service réside dans le gain de temps. Répondre aux appels entrants tout au long de la journée demande du temps. Or, le dirigeant d’entreprise peut s’adonner à d’autres activités lorsque ses appels sont redirigés. Ensuite, la prestation permet d’être plus productive. Il est plus facile de se concentrer sur ses tâches principales sans les appels. Par ailleurs, il faut noter aussi le professionnalisme du télésecrétaire. Un bon accueil fidélise naturellement la clientèle et permet parfois de convaincre l’individu à souscrire à un service.
Enfin, l’externalisation du service est compatible avec de nombreux domaines d’activité. La solution convient aux entreprises, mais aussi aux comptables, aux professionnels médicaux, aux avocats, etc. La qualité de l’accueil téléphonique joue un grand rôle dans le développement d’une compagnie. Toutefois, la compagnie devra pareillement investir dans une bonne campagne publicitaire pour assurer une bonne visibilité. Aujourd’hui, la tendance est au webmarketing ou à la communication digitale. La stratégie marketing se base sur Internet pour communiquer ou prospecter. La création d’un site web constitue la première étape pour une stratégie de communication digitale. La plateforme est utilisée pour exposer les services ou les produits de l’entreprise. De surcroît, elle sert à simplifier la prise de contact lors que le client ne souhaite pas appeler.
